Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych w drugiej edycji Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach II edycji Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy jest Minister Funduszy i Polityki Regionalnej, ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa, zwany dalej „Administratorem” lub „Ministrem”.

Cel przetwarzania danych osobowych

Celem przetwarzania danych jest realizacja zadań Krajowej Instytucji Koordynującej (KIK) i Operatora Programu (OP).     

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Podstawą prawną przetwarzania danych jest realizacja obowiązków prawnych ciążących na Ministrze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO[1]), w związku z Umową Ramową między Rzecząpospolitą Polską a Konfederacją Szwajcarską o wdrażaniu Drugiej Edycji Szwajcarskiej Pomocy Finansowej dla wybranych państw członkowskich Unii Europejskiej w celu zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych w obrębie Unii Europejskiej, zawartą dnia 5 grudnia 2022 r.[2], w związku z Memorandum of Understanding pomiędzy Szwajcarią a Komisją Europejską z dnia 5 lipca 2022 r.   

Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres 10 lat po zakończeniu programu/projektu.

Po upływie ww. okresu dane osobowe będą podlegały archiwizacji zgodnie z przepisami ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach[3].   

Rodzaje przetwarzanych danych

Imię i nazwisko, stanowisko, nazwa organizacji, adres, numer telefonu, adres e-mail, seria i numer paszportu, seria i numer dowodu osobistego, PESEL, NIP, wizerunek.

Kategorie osób:

1. osoby uprawnione do podejmowania wiążących decyzji oraz do kontaktów roboczych ze strony wnioskodawców, beneficjentów, dotacjobiorców i partnerów, którzy aplikują o środki i realizują programy/projekty lub Instrumenty Wsparcia;
2. uczestnicy szkoleń, konkursów, konferencji, komitetów monitorujących, grup roboczych, grup sterujących, spotkań, odbiorcy pomocy oraz podmioty działające w ich imieniu;
3. wykonawcy i inne podmioty uczestniczące w zamówieniach publicznych;
4. inne osoby, których dane są przetwarzane w związku z wykonaniem zadań KIK i OP, w szczególności w związku z badaniem kwalifikowalności wydatków.    

Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wnioskowania o dofinansowanie, realizacji, rozliczenia programu, komponentu programu, projektu bądź umowy w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.    

Źródło pochodzenia danych

Osoby, których dane dotyczą oraz podmioty wskazane w kategoriach osób wymienione w częsci "Rodzaje przetwarzanych danych". 

Dostęp do danych

Dostęp do danych osobowych mają pracownicy i współpracownicy Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej. Ponadto dane osobowe mogą być/ są powierzane lub udostępniane:

1. Ministerstwu Finansów oraz instytucjom i organom Państwa Darczyńcy oraz podmiotom zaangażowanym w realizację programu/projektu;
2. wykonawcom umów, w tym podmiotom świadczącym na rzecz Ministra usługi związane z obsługą i rozwojem systemów teleinformatycznych oraz zapewnieniem łączności, w szczególności dostawcom rozwiązań IT i operatorom telekomunikacyjnym, a także podmiotom pełniącym funkcje ekspertów, podmiotów prowadzących audyty, kontrole, szkolenia, wsparcie i ewaluacje;
3. organom administracji publicznej (na podstawie przepisów prawa), w tym Głównemu Urzędowi Statystycznemu i Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych.

Prawa osoby, której dane dotyczą

1. prawo dostępu do danych osobowych i ich sprostowania. Realizując to prawo, mogą Państwo zwrócić się do Ministra z pytaniem m.in. o to czy Minister przetwarza Państwa dane osobowe, jakie dane osobowe przetwarza i skąd je pozyskał, a także jaki jest cel przetwarzania, jego podstawa prawna oraz jak długo dane te będą przetwarzane. W przypadku, gdy przetwarzane dane okażą się nieaktualne, mogą Państwo zwrócić się do Ministra z wnioskiem o ich aktualizację.
2. prawo żądania ograniczenia przetwarzania – jeżeli spełnione są przesłanki określone w art. 18 RODO. Ograniczenie przetwarzania danych osobowych powoduje, że Minister może jedynie przechowywać dane osobowe. Minister nie może przekazywać tych danych innym podmiotom, modyfikować ich ani usuwać. Ograniczanie przetwarzania danych osobowych ma charakter czasowy i trwa do momentu dokonania przez Ministra oceny, czy dane osobowe są prawidłowe, przetwarzane zgodnie z prawem oraz niezbędne do realizacji celu przetwarzania.
3. prawo żądania usunięcia danych osobowych – jeżeli spełnione są przesłanki określone w art. 17 RODO. Żądanie usunięcia danych osobowych realizowane jest m.in. gdy dalsze przetwarzanie danych nie jest już niezbędne do realizacji celu Ministra lub dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem.
4. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Żądanie realizacji praw wymienionych w punktach 1-3 należy przesłać, na adresy wskazane w części "Kontakt z Inspektorem Danych Osobowych". W korespondencji należy dodać dopisek: „Ochrona danych osobowych – Szwajcarsko-Polski Program Współpracy”.   

Informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu

Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.    

Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych

Inspektor Ochrony Danych
Adres: ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa
Poczta elektroniczna IOD@mfipr.gov.pl

Przypisy

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 119 z 04.05.2016, str. 1).
2. M.P. z 2023 r., poz. 255.
3. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.